PRIVACY POLICY

個人情報の適切な取得、利用、提供について

1. 個人情報の取得にあたっては、本人又は第三者の権利利益を害するおそれがある場合を除き、利用目的を明確にし、その目的の範囲内で取得します。取得した個人情報はその利用目的以外に利用せず、利用範囲を限定し、適切に取扱います。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
2. 取得した個人情報は、法律に基づく命令などを除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
3. 取得した個人情報を、第三者に預ける場合には、十分な個人情報保護の水準を備える者を選び、また、契約等によって保護水準を守るよう定めた上で、指導・監督を実施し、適切に取扱います。

個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守について

• 当社は、個人情報の保護に関する法律、JIS規格『個人情報保護マネジメントシステム－要求事項（JIS Q 15001）』及び、国が定める指針その他の規範を遵守します。

個人情報へのリスクの予防並びに是正について

• 個人情報は、個人情報の漏洩、滅失、又は毀損などが起こらないように適正に管理し、必要な是正措置を講じます。

個人情報の取扱いに関する苦情、相談等の問合せ窓口について

• 当社所定の窓口にて、合理的な範囲で対応いたします。

個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

• 当社の事業内容の変化、また社会が要請している個人情報保護が効果的に実施されるよう、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し改善いたします。

すべての開示対象個人情報の利用目的

• ご注文内容の確認と商品発送、取引の連絡のために利用します。
• ダイレクトメール、eメール等による新商品・サービス・セミナー等のご案内のために利用します。
• お客様からのお問い合わせ、ご依頼に的確に対応するために利用します。
• 採用応募者は採用審査、採用通知に利用します
• 役員社員は労務管理に利用します。
• 退職者は退職後の連絡に利用します。

弊社は、弊社が保有する個人情報について、「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示（以下、”開示等”という。）」の求めに対応させていただきます。開示等のお手続きの詳細は次のとおりです。

開示等のお申出先
総務部  「個人情報保護担当」
電話 082-501-0780（受付時間「平日」9:00～16：00）
FAX 082-501-0789
mail: soumubu@tokoinsatsu.co.jp

上記のお申出先にご連絡いただきますと、弊社から必要な開示等の請求書を郵送いたします。

開示等に必要な書類

開示等請求書（開示等の種類により次のいずれかの請求書が必要となります）

• 「個人情報開示・利用目的の通知・第三者提供記録の開示請求書」
• 「個人情報訂正請求書」
• 「個人情報利用停止・消去請求書」
• 「第三者提供停止請求書」

※これらの書類につきましては、上記のお申出先にご連絡いただきますと、弊社からお客様へ郵送させていただきます。
※ご本人が確認できる公的証明書等のコピー（代理人によるご請求の場合は、さらに委任状、本人の印鑑登録証明書、代理人の公的証明書等の書類が必要です）
※ご用意いただく公的証明書等の種類につきましては、末尾の「本人確認できる公的証明書等について」をご覧下さい。なお、ご用意いただく公的証明書等に本籍地の記載がある場合、お手数ですが、本籍地の記載内容を黒く塗りつぶしてください。
※ご用意いただく公的証明書等は、ご請求がご本人からのものであるかの確認のみに利用し、それ以外の目的では利用いたしません。
 

手数料

個人情報開示・利用目的の通知・第三者提供記録の開示請求の場合

• 手数料
• 書類を郵送の場合：１回の請求ごとに、1,000円（消費税込み）
• メール添付、FAXの場合：手数料は不要です。
• その他の場合：実費相当額を手数料とさせて頂きます。その場合は事前に手数料の額をご連絡させて頂きます。
• 支払方法
• 手数料分の郵便切手を請求書類に同封してください。

※書留（本人限定受取郵便）にかかる郵便料金が変更された場合は、開示等のご請求に関する手数料も変更させていただきますのであらかじめご了承ください。
※郵便トラブルにつきましては、弊社の責に帰すべき事由による場合を除き、弊社は、何らの責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。
※手数料が不足していた場合または同封されていなかった場合は、開示等のご請求がなかったものとみなし、その旨弊社から請求書にご記入いただいたご連絡先にご連絡のうえ、既にご送付いただき弊社でお預りしている請求書及び書面等一式につきましては、ご送付いただいた請求書記載のご住所宛に弊社から書留（本人限定受取郵便）で郵送しますので、あらかじめご了承ください。
 

個人情報訂正請求、個人情報利用停止・消去請求、第三者提供停止請求の場合

• 手数料 無料です。

ご請求方法

以下の書類を弊社担当窓口までご郵送下さい。

• 「個人情報開示・利用目的の通知・第三者提供記録の開示請求書」、「個人情報訂正請求書」、「個人情報利用停止・消去請求書」又は「第三者提供停止請求書」
• ご本人が確認できる公的証明書等のコピー（代理人によるご請求の場合は、この他に末尾記載の所定の書類等が必要です）
• 手数料に相当する郵便切手
• ※個人情報開示・利用目的の通知・第三者提供記録の開示請求の場合のみ

開示等請求の書類・手数料のご郵送先（弊社担当窓口）
〒733-0833 広島市西区商工センター7-5-15
東光印刷株式会社　総務部　個人情報保護担当

※ご請求時での書類郵送料は、ご本人負担とさせていただきますので、ご了承ください。
 

ご請求に対する回答方法

ご本人のご請求の回答方法により回答させて頂きます。回答方法のご指定がない場合は、ご提出いただきましたご本人のご住所宛に、書留（本人限定受取郵便）により、書面でご回答申し上げます。

■本人確認できる公的証明書等について

• 有効な日本国旅券
• 運転免許証（国際運転免許証及び仮運転免許証を含む。）
• マイナンバーカード
• ※これらの証明書のうちいずれか１枚のコピーをお送り下さい。
• ※マイナンバーカードの場合はマイナンバーを消去（黒塗り）してください。

■代理人による開示等のご請求の場合

代理人による開示等ご請求の場合は、上記のご本人が確認できる公的証明書等のコピーの他、以下の書類等が必要となります。

• 「委任状」（ご本人の実印を押印したもの）
• ご本人の印鑑登録証明書（3ヶ月以内）
• 代理人の公的証明書等のコピー（ご用意いただく代理人の公的証明書等は、上記「本人確認できる公的証明書等について」と同じです）
• 代理人が法定代理人の場合は、登記事項証明書

■保有個人データの取扱い関する苦情、相談等のお申し出先

弊社の保有個人データの取扱いに関する苦情、相談等は、弊社苦情相談窓口までお申し出下さい。

東光印刷株式会社 苦情相談窓口　総務部 個人情報保護担当
電話：082-501-0780（平日 9：00～16：00 受付）
メール：soumubu@tokoinsatsu.co.jp

◆事業者の名称及び住所並びに代表者氏名
東光印刷株式会社　
広島市西区商工センター7丁目5番15号
代表取締役　小倉　裕巳
◆個人情報保護管理者
個人情報保護管理者　管理本部_総務部長

個人情報の安全管理について

弊社は、個人情報の漏洩、滅失、破棄損等の防止のため、法令、ガイドラインおよび弊社の内部規則に従い、適切な安全対策を施し、保有する個人情報の保護に努めます。また、従業員に対しても個人情報の適切な取扱い等についての教育を行い、その保護に万全を期するよう努めます。

1. 個人情報保護方針の策定
• 個人情報の適切な取扱いの確保について組織として取り組むために、「個人情報の適切な取得、利用、提供」、「個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守」、「個人情報へのリスクの予防並びに是正」、「個人情報の取扱いに関する苦情、相談等の問合せ窓口」「個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善」についての個人情報保護方針を策定します。
2. 個人情報の取扱いに係る規律の整備
• 個人情報法保護に関する社内規程を整備し、個人情報の保護及び適切な管理を行うための明確な方針・ルールを社内に周知徹底します。
3. 組織的安全管理措置
• 個人情報の保護及び適切な管理を行うために、個人情報保護体制を整備します。
• また、個人情報の取扱い状況について、定期的に内部監査を実施するとともに、外部の者による監査を実施します。
4. 人的安全管理措置
• 従業者から個人情報を漏洩しない機密保持の同意を取得します。また、個人情報保護体制における各々の役割・権限を確実に果たすことが出来るように個人情報保護の取扱いに関する留意事項の研修を定期的に実施します。"
5. 物理的安全管理措置
• フロアへの入退室管理、盗難等の防止、火災・落雷等の自然災害による個人情報の棄損に対する対策を講じます。
6. 技術的安全管理措置
• 不正アクセス、情報漏洩の防止として、個人情報にアクセスする場合のアクセス制御や不正ソフトウェア対策、ウィルス対策、暗号化等による対策を講じます。
7. 継続的改善の実施
• 弊社の事業内容の変化、また社会が要請している個人情報保護が効果的に実施されるよう、 個人情報保護マネジメントシステムを継続して改善します。

個人情報の取得と利用目的について

1. 弊社は、個人情報を取得させていただく場合は、遵法精神に基づき適正な手段で行います。尚、弊社が個人情報の取得を意図し、ご本人から書面やＷｅｂを通じて直接提供いただく場合、個人情報の利用目的を明示させていただきます。また、明示した目的以外の利用はいたしません。使用する場合は、事前にお客様の同意をいただきます。ただし、提供時の状況から利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略させていただくことがあります。
2.  
1. 印刷業務に使用するため
2. ご注文内容の確認と商品発送、取引の連絡のため
3. ダイレクトメール、ｅメール等による新商品・サービス・セミナー等のご案内のため
4. お客様からのお問合せ、ご依頼に的確に対応するため
5. 委託された個人情報については、委託元事業者より許諾された範囲内での業務の遂行のため
3. 個人情報保護法の施行前（2005年3月31日以前）に取得し、弊社にてデータベース化し保有する個人情報に関しては、上記と同じ目的の範囲内で利用させていただきます。
4. 「法令に基づく場合」「人の生命、身体または財産の保護」「国の機関等への協力」に該当する場合は、利用目的の範囲外であっても事前の同意を得ずして個人情報を取得し、また利用させていただく場合があります。

個人情報の第三者への提供について

弊社はあらかじめご本人の同意を頂いている場合以外では、以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供することはいたしません。

1. 人の生命、身体又は財産の保護に必要な場合でご本人の同意を得ることが困難な場合。
2. 司法機関、行政機関等から法令に基づき提供を命じられた場合。

個人情報の開示等のお問合せと手続きについて

1. ご本人又は代理人の方が個人情報の開示等を希望される場合の手続及び連絡先は、「個人情報の開示等の手続きについて」をご参照ください。

改定について

弊社では、利用目的の変更、安全性向上、また関連法令及び規範の改定に応じて、本「個人情報の取り扱い」を改訂する場合がございます。お客様におかれましては、弊社Webサイトなどにて定期的にご確認いただくことをおすすめいたします。